Dagsorden for generalforsamling for Foreningen Foldby Forsamlingshus
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år
3. Forelæggelse af årsregnskab med påtegning af revisionen
4. Indkomne forslag
5. Valg til bestyrelse, suppleanter og 2 revisorer og 1 revisorsuppleant
6. Eventuelt
Ad 1.
William Kragelund bliver valgt enstemmigt.
Dirigenten konstaterer, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt.
Ad 2.
Formanden beretter
• 56 udlejninger, derudover 23 gange banko og 9 gange streaming
• 18 bookinger resten af 2024 – går generelt pænt
• Der er kommet nye medlemmer til og enkelte meldt ud
• Sommerferielukket i hele juli og første uge af august
• Bestyrelsen har malet entre i sommeren 2023, slebet døre og paneler og malet. Trappen er renoveret og trin høvlet ned (sponsorat Klitte og Jensen).
• Gulvet i den store sal har fået let slibning og let lakering – næste år er det den store tur
• Bestyrelsen har i år 2 gange lavet flyers til postkasserne i området. Giv os gerne feedback på det tiltag
Generalforsamlingen tager beretningen til efterretning.
Ad 3.
Kasser Benita præsenterer regnskab 2023.
• Samlet let tilbagegang i antal medlemmer. Nu 86 medlemmer + 3 = 89 medlemmer
• Indtægter for godt 91.000 + tilskud fra støtteforeningen på 25.000 + lidt salg af øl/vand/service. Samlet indtægter på 118.965,- i 2023
• Rengøring, El, vand, varme, reperationer og vedligehold er de største poster på udgiftssiden. Desuden indkøb af gulvvaskemaskine og reparation af opvaskemaskine. I alt udgifter på 147.000, desuden afskrivninger og indkøb af køleskab.
• Samlet underskud på ca. 53.000 – meget lig sidste år hvor der var underskud på 47.000
• Flere udlejninger i kalenderen på nuværende tidspunkt end samme tid sidste år
• Balance: Anlægs-aktiver saldo på 90.000, Beholdning i banken er 446.000 ved udgangen af året. I alt en aktiv-masse på knapt 604.000.
• Revisor Henning har revideret og lavet stikprøver. Godkendt.
Generalforsamlingen giver regnskab og revisor en hånd.
Ad 4.
Der er ikke indkommet forslag til behandling på generalforsamlingen
Ad 5.
Der skal vælges 3 bestyrelsesmedlemmer, 2 suppleanter, 2 revisorer og 1 revisor-suppleant.
Benita, Bjarne og Kristian genopstiller til bestyrelsen. Der var ikke andre kandidater, så de blev valgt.
Suppleanter: Tina Olesen har meldt sig skriftligt, Elo melder sig. Tina og Elo bliver valgt.
Revisorer: Henning genopstiller. Camilla Simonsen har meldt sig skriftligt til bestyrelsen. Henning og Camilla bliver valgt. Revisor-suppleant: Der var ingen kandidater, bestyrelsen bemyndiges til at finde en revisor-suppleant.
Ad 6.
Der blev talt lidt om foreningsfællesskabets senior-fællesspisning. Der er ved at blive fundet en løsning på kokke-situationen.
Referent: Bjarne Andersen
Dagsorden for generalforsamling for Støtteforeningen for Foldby Forsamlingshus
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år
3. Forelæggelse af årsregnskab med påtegning af revisionen
4. Forslag til vedtægtsændringer vedr. valg til bestyrelsen
5. Indkomne forslag
6. Valg til bestyrelse, suppleanter og 2 revisorer og 1 revisorsuppleant
7. Eventuelt
Ad 1.
William Kragelund bliver foreslået og valgt.
Dirigenten konstaterer, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt
Ad 2.
Støtteforeningen har afholdt
• 39 bankospil
• Julebanko med 21 sponsorer – 95 deltagere. Hyggelig aften.
• Musik-arrangementer: Karsten Holm har været der 2 gange i 2023
• Musik og Dans med spillemænd – også en succes.
• Støtteforeningen er medarrangør af streaming-arrangementerne fra Aarhus Universitet.
• Bestyrelsen takker alle frivillige, for den store hjælp der gives.
• Nytårstaffel afholdes snart, dette som tak til de frivillige
Generalforsamlingen tager beretningen til efterretning.
Ad 3.
Kasser Benita gennemgår hovedtallene
• Livestreaming er gratis men med salg af øl/vand/kaffe/the. Netto-oveskud på 220 kr.
• Mindre underskud på første musik-arrangement på 1200,-
• Overskud på Elvis-arrangement på 1600,-
• Overskud på musik/dans på 200,-
• Bankospillet har genereret et flot overskud
• Indtægter på 83.000, herunder 180 medlemmer (1800,-)
• Udgifter til bankoplader + lotterier mm.
• Udgifter til nytårstaffel for de frivillige.
• Samlet overskud i støtteforeningen på 28.500 kr.
• 25.000 overført til Forsamlingshuset.
• Balance: Lidt på lager af fx bankoplader, ca 22.000 i banken efter overførsel af tilskud til Forsamlingshuset. I alt aktiver i støtteforening for knapt. 49.000
Ad 4.
Bestyrelsen foreslår at præcisere rammerne for hvordan der sikres overlap mellem Forsamlingshuset og Støtteforeningen ved at indføje, at Forsamlingshuset udpeger 2 medlemmer til Støtteforeningens bestyrelse.
Generalforsamlingen diskuterede forslaget og lavede den rettelse, at Forsamlingshusets bestyrelse får retten til at udpege 3 medlemmer til støtteforeningens bestyrelse. Som konsekvens vælges kun 1 bestyrelsesmedlem hvert år.
Med den præcisering blev vedtægtsændringen vedtaget med stort flertal.
Ad 5.
Der er ikke indkommet forslag til behandling på generalforsamlingen
Ad 6.
Der skal vælges 1 bestyrelsesmedlem, 2 suppleanter, 2 revisorer og 1 revisor-suppleant
Bestyrelsesmedlem: Anette Munk – blev valgt
2 Suppleanter: Randi Petersen har givet fuldmagt til at stille op, bestyrelsen bemyndiges til at finde endnu en suppleant.
2 revisorer: Henning modtager genvalg. Camilla Simonsen har givet fuldmagt til at stille op.
1 revisor-suppleant: Bestyrelsen bemyndiges til at finde en revisor-suppleant.
Ad 7.
Der var ingenting til eventuelt
Referent: Bjarne Andersen
1. Valg af dirigent
2. Forslag til vedtægtsændring vedrørende flytning af kontingentbetaling fra oktober til april
Referent: Bjarne Andersen
Til stede er 10 medlemmer af foreningen
Ad 1) Bjarne Andersen er valgt
Ad 2) Forslaget er enstemmigt vedtaget.
Ad 2. Ændringen blev vedtaget enstemmig på generalforsamlingen den 4. april men skal jf. vedtægterne vedtages på to på hinanden følgende generalforsamlinger, da 2/3 af medlemmerne ikke var tilstede på den første generalforsamling.
Da foreslåede vedtægtsændringer ikke kunne vedtages på den ordinære generalforsamling:
1. Valg af dirigent
2. Forslag til vedtægtsændringer vedr. A-medlemskaber og B-medlemskaber samt flytning af kontingentbetaling fra oktober til april
Ad 2. Bestyrelsen foreslår, at de nugældende medlemsskaber omdøbes til A-medlemsskaber og at der indføres en ny type medlemskab: B-medlem, som kun giver adgang til foreningens arrangementer. Den præcise ordlyd kan fås ved henvendelse til formanden på foldbyforsamlingshus@gmail.com
Referat af mødet 4. april 2023
Referent: Bjarne Andersen
Ad 1.
William bliver valgt
Ad 2.
Bestyrelsen fremlægger motivationen for at indføre et B-medlemskab.
Generalforsamlingen har en dialog om, at når nu Støtteforeningen består og har deres egne medlemsskaber, så behøver Forsamlingshuset ikke et B-medlemskab, hvis Støtteforeningen altid er med-arrangører.
Generalforsamlingen noterer sig, at medlemmer uden e-mail skal have særskilt skrivelse (per brev) alternativt annonceres i 1 eller flere lokale blade (jf. vedtægterne).
Flytningen af betalingsdato er enstemmigt vedtaget.
Bestyrelsen trækker forslaget om at indføre B-medlemsskaber.
Da 2/3 af medlemmerne ikke er til stede kan vedtægtsændringen om at flytte betalingsdatoen ikke endeligt vedtages i dag. Der indkaldes til en ekstra ekstraordinær-generalforsamling 25. april
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år
3. Forelæggelse af årsregnskab med påtegning af revisionen
4. Indkomne forslag (fremsendes til formanden senest 1 uge før generalforsamlingen)
a. Forslag til vedtægtsændringer vedr. A-medlemskaber og B-medlemskaber samt flytning af kontingentbetaling fra oktober til april
5. Valg til bestyrelse, suppleanter og 2 revisorer og 1 revisorsuppleant
6. Eventuelt
Ad 4a. Bestyrelsen foreslår, at de nugældende medlemsskaber omdøbes til A-medlemsskaber og at der indføres en ny type medlemskab: B-medlem, som kun giver adgang til foreningens arrangementer. Den præcise ordlyd kan fås ved henvendelse til formanden på foldbyforsamlingshus@gmail.com
Ad 5. Marianne og Henrik genopstiller til bestyrelsen og der er også kandidater til suppleantposterne, så du kan roligt møde frem.
Referent: Bjarne Andersen
Ad 1.
William er valgt og han starter med at konstaterer, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt.
Ad 2.
Marianne aflægger formandens beretning
• Der har været fin gang i udlejningen i det forgangne år
• Der har været eksperimenteret med at give lov til udlejning til studenterfester / ungdomsfester. Det gik desværre ikke så godt og blandt andet gulve var meget svære at rengøre. Bestyrelsen har vedtaget at lukke for den type udlejning igen.
• 94 medlemmer ultimo 22 – der har været lidt tilgang og afgang i årets løb
• Bestyrelsen har indsamlet mailadresser på medlemmer.
• Serviceaftale med Falck er vi rigtig glade for – det kører som det skal og det kører efter loven
• Gulvet i store sal og trappen bliver slebet og lakeret i sommerferien 2023
• Nye tiltag: Der er købt en gulvvaske-maskine til Forsamlingshuset.
• Rengøring: Den hidtidige rengøring er desværre stoppet pga. studier. Vi har etableret samarbejde med en ny
• Skousen har sponsoreret kaffemaskine
• GardinLis har sponsoreret nye rullegardiner til den store sal
• Nyt linoleum i forgangen – vi er ikke helt tilfredse men det bliver repareret snarest. Landsbyrådet har betalt denne renovering
• Nyt køleskab til drikkevarer er indkøbt og det kommer ind i den store sal hvor det lille køleskab står i dag.
• Bestyrelsen har besluttet, at vi skal have måtte-service til måtten ved hovedindgangen.
Ad 3.
• Årets indtægter er 190.000 – driftsudgifter er 216.000 – dvs. ca. underskud på 25.000
• Med renter, afskrivninger mm. Kommer vi ud af regnskabsåret med et underskud på ca. 47.000
• 103.000 i indtægter for udlejning – dertil tilskud fra blandt andet Landsbyrådet: Tilskud til tilslutning til fjernvarme (30.000) + tilskud til nyt gulv (20.000) og fra støtteforeningen tilskud på 25.000
• Udgifter: El, vand og varme har kostet lidt mere i 2022.
• Der er desuden nogle engangsudgifter ifm. Ny affaldssortering.
• Balancen: Lidt forskellige anlæg afskrives og noget nyt er kommet til på anlægssiden (bla. Fjernvarmen).
• Tilgodehavender: Blandt andet tilskud fra Landsbyrådet som ikke var kommet ind i 2022 men er udbetalt efterfølgende.
• Likvide beholdninger: ca 0.5 mio i runde tal med udgangen af regnskabsåret
• Den samlede formue i foreningen: 643.000 – desuden lidt gæld i form af depositum fra fremtidige lejere.
Ad 4.
Den fremsendte forslag gennemgås. Det kan ikke vedtages, da 2/3 af medlemmerne ikke er tilstede.
Der var general opbakning til modellen.
Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling den 4. april kl. 19.00
Ad 5.
Marianne og Henrik er på valg og de modtager begge genvalg. Der er ikke andre kandidater
Marianne og Henrik er valgt
Suppleanter – Louise og Susanne er valgt. Der var ikke andre kandidater
Revisor: Henning Lund Pedersen og Kurt Madsen
Revisor-suppleant: Ejner Knudsen.
Ad 6.
Evt.
Der spørges ind til om bestyrelsen ikke kan findes på hjemmesiden – det kan den, om end det kan være lidt svært at finde: https://www.foldbyforsamlingshus.dk/forsamlingshuset
Der spørges til Foreningsfællesskabet ift. At finde den forening på nettet. Foreningsfællesskabet findes pt. ikke rigtig online. Marianne repræsenterer Forsamlingshuset i Foreningsfællesskabet og lover, at tage spørgsmålet med til Foreningsfællesskabet.
Da den ordinære generalforsamling ikke kunne vælge en ny bestyrelse:
1. Valg af dirigent
2. Nedlæggelse af foreningen
3. Valg til bestyrelse (3 medlemmer), 2 suppleanter og 2 revisorer og 1 revisorsuppleant
4. Hvis punkt 2 vedtages: Nedsættelse af likvidationsudvalg (jf. vedtægterne)
Ad 2. Bestyrelsen indstiller, at støtteforeningen nedlægges som selvstændig forening og at der etableres et banko-udvalg under Forsamlingshusets bestyrelse. Dette for at samle kræfterne til bestyrelsesarbejdet mest muligt.
Såfremt punkt nummer 2 vedtages bortfalder punkt nummer 3
Referat
Referent: Bjarne Andersen
Ad 1.
William bliver valgt
Ad 2.
Bjarne Andersen fremlægger motivationen for at stille forslag om at nedlægge støtteforeningen som selvstændig forening.
Generalforsamlingen kommenterer og fremlægger argumenter både for og imod.
Efter alle gode argumenter er fremlagt, skrides der til afstemning
Der er 25 stemmeberettigede til stede på generalforsamlingen.
10 ja-stemmer
13 nej-stemmer
2 blanke
Forslaget er ikke vedtaget
Ad 3.
Benita fremlægger lidt om arbejdet i bestyrelsen
Valg til bestyrelsen
- 3 medlemmer: Forslag om Ivar og Natasha (vil gerne tage kasser-rollen). Generalforsamlingen bemyndiger den nye bestyrelse til at finde et 5. medlem
- 2 suppleanter: Jakob melder sig som suppleant. Generalforsamlingen bemyndiger den nye bestyrelse til at finde en ekstra suppleant.
- Revisor og Revisor-suppleant: Henning og Kurt er valgt.
Ad 4.
Punktet bortfalder, da punkt 2 ikke blev vedtaget